SharePoint的输入和输出检查
签入/签出功能如何与版本控制相关?
当人们想到SharePoint的签入/签出功能时, 他们经常把它和版本控制混为一谈. 而这两者都是SharePoint文档管理功能的核心特性, 它们是不同的设置.
签入/签出功能确保一次只有一个用户可以编辑文档. 要开始编辑文件，用户必须首先将其签出. 编辑完, 用户必须将文档签入，然后其他用户才能查看更改或签出文档以进行自己的编辑.
版本控制, 另一方面, 该设置是否允许您在更改时通过保存新版本来跟踪文档的历史记录. 版本控制不需要签入/签出, 而且签入/签出不需要版本控制, 但是，与单独使用其中一种特性相比，同时使用这两种特性可以更好地控制文档.
签入/签出的好处:
防止冲突的版本
签出文档将锁定该文档以供其他用户编辑. 这将防止用户同时进行更改, 哪些版本会产生文件的竞争版本. 用户不必担心其他人会覆盖他们的编辑.
控制何时创建版本
新版本只在签入文档时创建. 正在处理文档的用户可以保存更改，而无需签入更改, 让他们可以灵活地保存正在进行的工作，而不必将草稿发布给其他人查看. 这还可以帮助您控制创建的版本的数量. 没有启用签入功能, 每次用户保存时都会创建新的版本, 无论上次保存后做了什么更改. 这可能会导致只有微小差异的版本数量迅速增加. 签入功能使得创建版本成为一个更加明智的决定.
向版本历史添加注释
签入注释创建一个持续的历史记录，记录在文档的每个版本中所做的更改. 每次用户签入文档时, 他们有机会对那个版本添加评论, 当您以后需要查看或恢复以前的迭代时，哪种方法更容易找到特定的版本. 让签入评论更加突出, 我们建议将Check In Comment列添加到默认库视图中.
什么时候不应该使用入住/退房?
如果您依赖于文档的实时协作，则不应该要求签出. 从SharePoint 2013年开始，SharePoint提供了联合撰写文档的能力. 联合创作允许多个用户在同一时间协作编辑同一文档, 类似于谷歌Docs等工具中的同步编辑功能. 签出功能与合作创作不兼容, 因为一次只有一个用户可以编辑签出的文档. 因此，您需要决定哪种文档协作风格更适合您的需求, 并适当地配置SharePoint设置.
如何在SharePoint中要求签出?
默认情况下，文档库不需要签出文件. 如果用户愿意，他们仍然可以签出文件, 但大多数用户并不知道他们可以或应该这样做. 那么，你如何要求用户在SharePoint中使用签入/签出呢? 您可以通过访问库的版本设置中的“要求签出”一节为各个库配置此设置. 一旦你到了那里，它就像选择“是”单选按钮一样简单!
关于入住/退房，我还应该知道什么?
及时签入文件
一旦你完成更新，就检查你的文档. 否则，其他用户将无法看到您的更改或自己编辑文件. 还要记住，当您创建或上传一个新文件时, 那份文件将自动检出给你. 记住将其签入，以便其他用户可以访问该文件.
您还可以选择放弃结帐. 如果你签出了一个文件, 但最终决定不做任何改变, 您可以简单地放弃签出，而不是签入文件的新版本.
不要忘记元数据
对属性/元数据的更改需要签出. 上传新文档到需要元数据的库时, 您将有机会在签入文件之前添加适当的元数据.
必要时覆盖签出
假设你的一个同事在休长假, 你需要编辑一个签出给他们的文档. 该文档将被锁定以供编辑，您将无法将其签出. 你会做什么? 在这种情况下，站点和图书馆管理员可以丢弃该用户的签出. 这将使文档恢复到预签出版本，并允许您自己签出. 只是要注意，你的同事所做的任何更改都会丢失，所以要谨慎行事. 当你的同事回到办公室时, 他们可能希望将本地副本中的更改与您的文档新版本进行协调.
签入/签出为文档编辑强加了一个比一些公司和员工所习惯的更加严格的程序, 因此，它可能不适用于每个用例. 但是如果协同编辑已经把你的文档库变成了SharePoint的蛮荒之地, 这种管理变更的结构化方式可能正是您所需要的. 特别是当与版本控制结合使用时, 签入/签出为您提供了对文档版本更细粒度的控制.