SharePoint文件管理: 5最佳实践
SharePoint是一个很棒的基于web的平台，可以存储和管理你的公司文件. 它提供了构建复杂文档管理系统的功能，以满足大大小小的业务需求. 之间的存储大小, 方便, 定制, 协作, 和组织特性, SharePoint听起来像是管理文件的完美工具. 然而，由于其高度可配置的特性，许多用户很难使用它. 经常, 如果无人值守, SharePoint作为一个文档管理平台可能会让人头疼, 导致用户浪费时间搜索文件，陷入死胡同.
5 SharePoint文档管理技巧
帮助节省时间和优化文件管理, 下面是一些最佳实践，可以让你使用SharePoint的体验更加流畅. 如果您正在处理大量的文件和用户权限，这些技巧尤其有用.
1. 正确命名你的文档和文件
在SharePoint文档管理方面，你能做的最好的事情之一就是拥有正确的命名约定. 为什么这很重要? 不按逻辑和固定模式命名文档, 你可以为自己和同事制造两个问题:
- 导航不再是直观的，并使它很难找到上载的内容在正确的位置. 对文件或文件夹进行合理的命名可以避免您和其他人的混淆.
- 它会打乱文档的url. 在内部库命名方面, 有三件事要记住:第一, 包含空格的URL将被编码为“%20”. 第二，名字要简短明了. 第三，不要使用特殊字符或数字.
遵循这些简单的规则将大大提高SharePoint的可用性和便利性.
2. 使用SharePoint视图过滤信息，使您的搜索更容易
3. 设置警报
当有人在SharePoint库中进行更改时，如果你想要得到通知，这个函数会非常有用. 这种方式, 你不需要不断刷新你的SharePoint页面来检查是否有人添加了新文件或对过去的文件做了更改.
如何设置警报:
- 转到文档库或列表
- 点击文档列表上方的三个点“…”表示“更多”
- 从下拉菜单中，选择“提醒我”
- 警报窗口将打开. 在这里，您可以选择接收提醒的时间和方式. 这包括一封特定的电子邮件, 什么类型的更改您希望得到通知, 以及是否希望每次更改后都得到通知, 每天, 或每周.
通过这样做，您可以为特定的文档或文件夹设置警报. 你可以通过点击相同的“…”按钮并选择“管理我的警报”来轻松管理警报。.
4. 控制版本历史
正如你所知道的, 所有发生在web上的文档中的更改都会自动保存, 但如果你不喜欢这些改变呢? SharePoint version control can help restore the previous version of a document; all 你 need is to have 你r documents versioning on.
如何查看文档的历史记录:
- 转到文档库
- 选择该文件
- 点击“…”按钮，选择“版本历史记录”
- 在这里，您将看到文档的过去版本，您可以从中选择.
- 通过右击您选择的特定版本, 会有一个下拉菜单选项View, 恢复, 或删除. 选择您需要的选项.
5. 使用“签出”功能
如果你有一个重要的文档，你不希望其他人修改, “检出”功能是一个很好的选项，可以防止其他用户的任何修改. 此外，它可以防止围绕未经批准的文档更改的可能冲突.
如何打开“checkout”功能:
- 转到文档库
- 选择所需的文档并右键单击它
- 从下拉菜单中，将鼠标悬停在“更多”上，点击“结帐”。. 现在，您是惟一可以更改文档的人，其他用户只能读取它.